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上一期我們談過用文言文寫公函，現在應該說說用語體文寫信常碰到的事情。用語體文撰寫信件，比文言文容易，而且格式簡單，詞語出於現代生活，讀來或覺較為親切。不過，也有些地方值得我們留意。限於篇幅，今天只談語體文信函正文的開端。
近年公函常以「您好」作問候語；朋友、同事見面打招呼，也常說「您好」或「你好」。這個詞盛行於內地，港澳台的公私營機構現在也都常見使用。「您好」的出處，恐怕無從稽考，估計是「您好嗎」的變體或縮寫，就像「我的公司」縮略成「我司」。
可是，省略了「嗎」字，「您好」聽上去不像通候語，反倒更像「你看來很不錯」這類客套說話。朋友碰面，若對方神氣清爽，對他說「你看來很不錯」還可以，但假如對方健康欠佳，或工作不順利，「你看來很不錯」就有點幸災樂禍味道。魚雁往還，還是以親切問候打開話匣子比較好。
一般公函有別於私人信札，不一定須要噓寒問暖。但生意或業務上常有往來者，見對方碰上喜慶或失意事，理應致賀或慰問，才合人情世故，因此，寫給合作夥伴的信，不須篇篇官樣文章。我們節日或可送禮給合作密切者，但也不要忽略書信往來。言詞雅潔、恰當的信函，或慰問，或致賀，能使收信人捧誦再三。
「您好」以外，「本人」、「本公司」、「本部門」等，也是公文開端常見的用字。發信人以「本人」自稱，如果收信人為業務夥伴，同事或同僚，似有自矜自大之意，不利合作。一般語體文書信，以你我相稱，當無不可，但通篇你我，難免予人累贅的感覺。請看以下一例：
【例一】
李處長：
本人曾於八月二日代表青少年就業促進會發信，邀請您的學校參加本會的2016年青年就業論壇。我們很榮幸得您應允出席論壇並發表演講。我們正在編纂論壇特刊，敬請您於九月二十日前擲下不超過二百字的演講概要，謝謝。順祝
台安
青少年就業促進會總幹事
王志華敬上
二零一六年八月二十日
現改寫上述信件如下：
【例二】
李處長：
本會八月二日發信邀請貴校參加2016年青年就業論壇，蒙您應允出席及演講，不勝榮幸。本會正編纂論壇特刊，敬請九月二十日前擲下二百字為限之演講概要，謝謝。順祝
台安
青少年就業促進會總幹事
王志華敬上
二零一六年八月二十日
例二省略了「我們」、「您的」，仍不損例一原意。現代中文書信，「貴校」、「貴公司」、「貴部門」等稱謂，不必自動改成「您的ＸＸ」。有些文言書信常用詞語，好像「不勝榮幸」、「煩請」、「敬請」、「垂詢」，淺白精簡，與語體文不相扞格，沿用並無不可。
This article was originally published in No. 493, Newsletter in Mar 2017.