廣發獨立電郵

格式標準化有助用戶區分有關訊息是否為官方電郵。資訊科技管治委員會亦於2018年2月的會議批核以下使用準則：

• 服務適用於向指定的教職員和學生群體發佈公告。
• 若發佈對象為全體教職員和學生，有關電郵必須對有關群體重要和具迫切性，並由校長室、副校長室或大學委員會要求發佈
• 若發佈對象為指定群體，申請人必須提供收件人 (即教職員/學生 編號)。
• 需得到部門主管的同意。
• 必須在發佈日期前 1 個工作天提出申請。
• 必須付合官方電郵格式的要求。(詳情請查閱收費及申請)

當電郵附有大型附件，尤其同時發送至大量收件人時，會加重電郵系統伺服器負荷。如不正當發送電郵，會減慢大學用戶的電郵收發，在個別情況下，甚至會癱瘓電郵服務。為維持高質量的大學電郵服務，用戶應在撰寫電郵前閱讀以下指引：

1. 將電郵圖像檔案格式從 PNG 轉換為 JPEG。
2. 如需發送檔案，請先將檔案上傳至中大有關網站，後卡電郵內容提供連結而非加入附件。
3. 如有需要，請考慮使用 ITSC 提供的其他群體通訊方式，例如電郵群組列表和廣發電郵服務。
4. 向收件人提供有關渠道
   • 查詢訊息內容及
   • 將他們從推廣訊息中刪除以避免再次接收類似訊息。
5. 當發送電郵至群組列表時，請
   • 留意附件大小 (電郵內容和附件合計大小)，若群組列表超過 50 個收件人，電郵整體應小於 5MB。
   • 盡量在非辦公時間內發送電郵，以避免加重電郵系統負荷。