| 1) |
非正式解決程序 |
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(a) |
如教職員或學生認為自己曾遭受任何形式的歧視、騷擾或中傷，便應儘快採取行動，在合理可行的範圍內尋求直屬上司、部門主管、學系行政人員或指導老師／聯絡人的協助，以達成非正式的解決方案。 |
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(b) |
如未能透過非正式程序滿意地解決事件，有關教職員或學生可聯絡多元共融事務處(事務處)的負責人員，即「防止歧視及性騷擾委員會」秘書（委員會秘書），尋求意見和協助。委員會秘書將根據所提供的資料對事件進行初步評估，以決定是否可能構成歧視或騷擾。在這階段，有關教職員或學生無需提交書面投訴。請參閱夾附的流程圖，以了解處理歧視、騷擾及中傷的查詢和投訴的程序。 |
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(c) |
如根據本「程序」決定個案不可能構成歧視、騷擾或中傷，個案將不予處理。委員會秘書會通知有關教職員或學生相關決定和原因。如根據第B1段提及的範疇決定個案可能構成歧視、騷擾或中傷，委員會秘書會向相關教職員或學生提供處理方案。若個案不屬本程序範疇，委員會秘書經徵詢事務處處長後，會根據事件的類別轉介予相關學系／部門處理。有需要時，委員會秘書會擔當聯絡人角色，通知相關教職員或學生個案的進展情況。一般而言，查詢會在10個工作天內處理。 |
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(d) |
如個案屬本「程序」範疇內，委員會秘書會在徵求投訴人的同意後，適切地嘗試以非正式的程序處理投訴。委員會秘書會就投訴人的問題，了解事實和投訴性質，並向投訴人提供適當協助，包括作出輔導。委員會秘書將在適當情況下向投訴人提供「政策」和投訴程序的資料、以及處理投訴的不同方案，並就投訴涉及之指控通知答辯人，有需要的話也會採取合適的預防或補救措施來處理相關情況。 |
| 2) |
正式投訴 |
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2.1) |
提出投訴 |
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(a) |
如未能透過非正式程序解決事件，或投訴人決定不採取非正式程序解決事件，投訴人可填寫表格向「歧視及性騷擾調停／投訴小組」(小組)提出正式投訴。一般情況下，投訴人須於知悉或理應知悉該指稱行為後6個月內提出正式投訴。 |
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(b) |
委員會秘書接獲書面投訴後，會進行初步調查，決定是否有表面證據證明任何教職員或學生可能曾經歧視、騷擾或中傷他人。委員會秘書在適當的情況下，可安排與投訴人及答辯人會面，以收集更多資料。 |
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(c) |
一般而言，委員會秘書會在接獲投訴後4個星期內提交初步調查書面報告予小組召集人考慮。 |
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(d) |
小組召集人可採取適當行動，包括： |
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(i) |
將投訴轉介委員會秘書，在各方的同意下進行調解； |
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(ii) |
將投訴轉介小組再作調查； |
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(iii) |
將事件轉介相關的校外機構，例如執法機關； |
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(iv) |
採取其他合適的安排，包括根據大學現行的政策及程序（例如：《處理嚴重失當行為的程序》、《大學僱員申訴程序》、《處理學生投訴程序》、 《防止性騷擾政策》等），將事件轉介相關部門處理；或 |
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(v) |
不接納該投訴。 |
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2.2) |
調停 |
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(a)
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調停是投訴人與答辯人自願參與的過程，小組只會在投訴人及答辯人雙方同意下才進行調停。投訴人及答辯人不會因為參與調停而喪失任何法律權利或補償。如在調停過程中未能達致和解，投訴人仍可繼續行使其權利。 |
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(b)
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一般而言，調停須由委員會秘書或一名投訴人與答辯人均同意委派的調停員進行。如有需要，可邀請一名在歧視、騷擾或中傷的範疇上具經驗或背景的教職員加入，以協助委員會秘書或調停員進行調停工作。投訴人和答辯人可同時或單獨與調停員進行面談。 |
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(c)
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一般而言，委員會秘書會在接獲投訴後4個星期內提交初步調查書面報告予小組召集人考慮。 |
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(d)
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如在調停過程中達成和解，雙方可訂立一份具法律約束力的協議書，記錄和解條款。委員會秘書或調停員會幫助雙方釐清問題，尋求可行方法解決爭議，協助雙方達成滿意的和解方案，及訂立協議書。 |
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(e)
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由於履行協議條款屬事件相關人士的責任，委員會秘書或調停員不會監察雙方履行條款的狀況。如其中一方違反協議，另一方可採取追究行動。 |
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(f)
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如任何一方未能透過調停解決爭議，或決定終止調停，投訴人可循正式調查途徑繼續申訴。一般情況下，投訴人須於調停結束後30個工作天內提出書面請求開展正式調查。 |
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2.3) |
正式調查 |
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2.3.1) |
調查 |
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(a)
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小組接獲書面請求後將展開全面且中立的調查。小組召集人將委任最少兩名不同性別的小組成員（調查小組）對投訴進行調查。一般而言，小組召集人會委任曾接受相關培訓和在歧視、騷擾或中傷的範疇上有經驗或背景的小組成員進行調查，獲委任的成員不得來自與投訴人或答辯人同一學院／學系／部門。調查小組一般會在接獲書面要求後10個工作天內組成。 |
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(b)
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任何與該項投訴有實際或潛在利益衝突的人士，均須作利益申報，亦不應參與相關調查工作。 |
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(c)
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在小組召集人認爲適合的特殊情況下，可邀請一名非教職員的大學校董、校外人士或學生代表加入調查小組，協助進行調查，獲取各方信心。調查小組秘書由委員會秘書擔任。 |
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(d)
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投訴人或答辯人可就調查小組的組成提出反對，並須在接獲通知調查小組的成員組合後5個工作天內，向小組召集人提交反對理據。小組召集人在考慮並同意其反對理據後，可委任另一位成員取代原獲委任成員。整個調查過程一般會在組成調查小組後80個工作天內完成。 |
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(e)
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在調查過程中： |
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(i) |
小組召集人會通知投訴人和答辯人已啟動調查。答辯人將獲調查小組提供投訴信件的副本和相關資料，並可就該投訴以書面形式提出答辯。如答辯人欲就任何指控作出書面聲明，可於調查開始前至少5個工作天內提交書面回應，而調查小組和投訴人亦會接獲答辯人所提交的書面回應副本。 |
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(ii) |
小組秘書會確保投訴人和答辯人均了解相關程序。調查須秉持自然公義原則，謹慎、公平及迅速地進行。 |
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(iii) |
調查小組將分別與投訴人及答辯人面談。一般情況下，調查小組會先與投訴人面談，如有需要，亦會與證人及其他相關人士作個別面談，過程會遵照私隱及保密條例的規定，涉事各方可提出或查閱相關文件及／或證據。 |
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(iv) |
在調查小組允許的情況下，任何出席面談人士可由另一名人士陪同，惟該名人士不得為其法律代表或該個案的證人。有關人士須事先提交書面要求，提供需要有人陪同的理由、陪同人士的姓名及職業予調查小組考慮。調查小組對此要求有最終的決定權。獲准出席的陪同人士無權向調查小組陳詞，並須簽署聲明，同意按《個人資料(私隱)條例》保密面談內容。 |
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(v) |
完成調查後，調查小組會向小組召集人提交書面「實情調查報告」，列明調查所得的事實及證據，以及就該投訴是否成立作出判斷。 |
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2.3.2) |
後續及上訴程序 |
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(a)
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小組召集人會審核實情調查報告，並在接獲報告後15個工作天內，將報告以書面形式通知投訴人及答辯人。 |
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(b)
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如調查小組認為投訴成立，答辯人有權向小組召集人提出上訴。如調查小組認為投訴不成立，投訴人有權向小組召集人提出上訴。 |
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(c)
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只有在投訴人或答辯人能就個案提供新證據及其他相關資料，或能證明投訴的處理出現程序不公的情況下，上訴方獲受理。 |
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(d)
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投訴人或答辯人須在接獲實情調查報告的結果後15個工作天內，經調查小組秘書向小組召集人提交書面上訴。 |
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(e)
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如上訴獲接納，小組召集人一般會於接獲書面上訴後10個工作天內成立專責小組（由三位從未參與處理該個案的小組成員組成），負責根據投訴人或答辯人以書面提交的上訴理據，重新檢視實情調查報告。 |
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(f)
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專責小組可將報告發還調查小組，要求澄清或進一步解釋，亦可與投訴人、答辯人或相關證人會面。 |
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(g)
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專責小組可維持、更改或推翻調查小組的調查結果。專責小組對有關個案的決定為最終裁決，並在接獲投訴人或答辯人的書面上訴後30個工作天內呈交小組召集人。 |
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(h)
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小組召集人須在接獲專責小組的裁決後15個工作天內向副校長(行政)呈交最後報告。 |
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(i)
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如調查小組的調查結果為投訴不成立（並且未有接獲對調查結果的上訴）或專責小組的裁定為投訴不成立，小組召集人須向副校長(行政)呈交最後報告以作考慮。 |
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(j)
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如調查小組的調查結果為投訴成立（並且未有接獲對調查結果的上訴）或專責小組裁定投訴成立，小組召集人須向副校長(行政)呈交最後報告以作考慮，並建議如何處理有關個案，例如大學應否對答辯人採取正式行動。最後報告的副本須送交校長參閱。 |
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(k)
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副校長(行政)接獲最後報告後，須決定是否採納、更改或拒絕報告的建議，及會否採取任何行動。副校長(行政)的具體裁決將於其接獲最後報告後1個月內以書面形式通知投訴人及答辯人。通知書的副本須送交校長及小組召集人。 |
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(l)
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答辯人可於接獲副校長(行政)的通知後15個工作天內就裁決向校長提出書面上訴。校長接獲答辯人的上訴後，將在切實可行的範圍內儘快作出決定。 |
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(m)
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校長的決定是最終裁決，該裁決會以書面形式通知投訴人及答辯人。 |
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(n)
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在小組召集人事先同意的情況下，調查小組或專責小組（視乎情況而定）可在調查或上訴的任何階段，適當地更改本「程序」，以配合特殊情況下的需要。 |
